NUMERAS Verträge
Der Vertragsmanager
Exklusiv für alle Anwender von NUMERAS Praxis bieten wir eine komfortable Software-Lösung zur Pflege, Verwaltung und Überwachung von Vertragsdaten.
Die Vertragsdokumente selbst können in den Vertragsmanager eingebunden und bequem per Mausklick geöffnet werden.
Übersicht
Highlights
Der Vertragsmanager ermöglicht ein schnelles Auffinden von Verträgen durch Suchfilter oder flexible Suchzeile, wodurch nach sämtlichen Vertragsinformationen bequem gefiltert werden kann. Des Weiteren bietet das Tool eine leistungsfähige Auswertungsmöglichkeit von Vertragsdaten (z. B. nach Zeitbereich und/oder Vertragsart und/oder Vertragspartner und/oder nach finanziellen Beträgen, wie Honoraren oder Beiträgen).
Eine integrierte Erinnerungsfunktionen, z. B. an die Kündigungsfrist eines Vertrags, lässt kein Datum mehr vergessen und eine Verlinkung zum Dokument ermöglicht ein schnelles und bequemes Öffnen der Vertragsdatei. Spezielle Auswertungen können bequem über Knopfdruck nach Microsoft Excel transferiert und weiterverarbeitet werden (z. B. für Ausdruck oder als Anlage für E-Mail) und die Vertragserstellung (optional) nutzt Word-Vorlagendateien als Vertragsvorlage. Hierdurch ist eine beliebige Anpassung und Erweiterung möglich, um beliebige Vertragsarten abzudecken. Die Vertragsvorlagen werden einer Vertragsart und bestimmten Abteilungen zugeordnet, so dass man pro Abteilung spezielle Verträge zur Auswahl erhält. Definierte Zugangsberechtigungen sorgen dafür, dass nur bestimmte Personen Vertragseinträge erstellen bzw. anschauen können. Zudem ist der Vertragsmanager ein Mehrbenutzersystem, d. h. mehrere Personen können gleichzeitig damit arbeiten.
Die Anwendung wird ohne weitere Installation eingerichtet und kann in die NUMERAS Praxis Anwendung integriert werden.
Leistungsumfang
Vertragsablage und Vertragsdatenpflege
Der Vertragsmanager ermöglicht die Datenpflege für Verträge (z.B. Vertragsart, Vertragspartner etc.) und eine automatische Vergabe einer Vertragsnummer.
Die manuelle Verknüpfung des Vertragsdokuments lässt das zugehörige Dokument aus der Anwendung öffnen (es ist auch die Angabe einer URL möglich) und in einer zusätzlichen Registerkarte in den Vertragsdetails können weitere Dateien (z. B. Notizen zum Vertrag etc.) verlinkt werden.
Es ist auch möglich, eigens erstellen Verträge, in den Vertragsmanager aufzunehmen und terminliche Erinnerung, die z. B. an den Ablauf der Kündigungsfrist erinnert, können eingetragen werden.
Pflege der Vertragspartner
Die Informationen zu den Vertragspartnern (wie z. B. Name, Adresse, Mail etc.) können bequem eingepflegt werden. Diese Informationen stehen bei der Vertragserstellung und -ablage zur Auswahl zur Verfügung. Die Liste der Vertragspartner kann per Knopfdruck nach Microsoft Excel transferiert werden.
Statusfenster für Erinnerungen
Das Statusfenster ist in verschiedene Registerkarten untergliedert, in denen Erinnerungen bezüglich der Verträge oder während des Prozesses der Vertragserstellung angezeigt werden. Diese Termine werden zum Teil automatisch gesetzt, können aber auch individuell angepasst werden.
- Wiedervorlage: Erinnerung, falls zu Beginn der Vertragserstellung noch Informationen benötigt werden
- Erinnerungen: Erinnerung, ob der Vertrag im Hause oder von der Gegenseite bereits unterschrieben zurückerhalten wurde
- Termine: Erinnerung an das Ablaufdatum eines Vertrags
Vertragserstellung
Die Vertragsinformationen, wie z. B. Abteilung, Vertragspartner, Vertragsart, Thema, Laufzeit, etc., werden bequem in einem speziellen Dialogfenster erfasst und die Erzeugung des Vertragsdokument und evtl. weiterer Dokumente (wie z. B. Anschreiben) in Microsoft Word erfolgt per Knopfdruck. Definieren von terminlichen Erinnerungen, die zu gegebener Zeit im Statusfenster (s. oben Statusfenster für Erinnerungen) angezeigt werden. Sobald der Vertrag von beiden Vertragsparteien unterschrieben worden ist, kann der Eintrag per Knopfdruck in die Vertragsablage übernommen werden. Aus dem unterschriebenen Vertragsdokument wird eine pdf-Datei erzeugt (z.B. durch Einscannen) und mit dem Vertragseintrag manuell verlinkt.
Besonderheit
Dem Vertragsmanager sind verschiedene Word-Vorlagen (Templates) hinterlegt, die dynamisch – je nach Abteilung und Vertragsart – herangezogen werden. Dies hat den Vorteil, dass auch immer die ‘richtige’ (rechtlich abgesicherte) Vertragsvorlage für die Vertragserstellung benutzt wird.
Bequem und einfach kann der Vertragsmanager durch beliebig viele Word-Vorlagen (Verträge, Anschreiben, weitere Formulare) erweitert und auch angepasst werden, ohne dass die Software geändert werden muss.
Neugierig?
Sie sind an unserer Lösung für das Vertragsmanagement interessiert?
Nehmen Sie gerne Kontakt zu Frau Diandra Panzert unter d.panzert@numeras.de oder 069 979 444 172 auf und vereinbaren Sie einen Demo-Termin.
