Augenarztpraxis am Glacis in Torgau

Die Pflege des Warenlagers im OP-Zentrum mit einem durchschnittlichen Lagerbestand von 1.500 Produkten von 22 verschiedenen Lieferanten bedeutet viel Arbeit. Die Umsetzung erfolgte durch manuelle Prüfung der Bestände und Durchführung von Bestellungen per Fax, Mail oder Telefon. Dies kostete viel Zeit und ist fehleranfällig.

Daher wurde nach einem System gesucht, welches im OP-Team die notwendige Entlastung und Sicherheit schafft, damit die benötigten Produkte zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und eine adäquate Versorgung der Patienten nicht ins Stocken oder zum Erliegen kommt. Gleichermaßen sollte es möglich sein, den Überblick über die Vielzahl an unterschiedlichen Artikeln zu behalten, so dass sichergestellt wird, dass das Lager ausreichend gefüllt ist, ohne dabei zu viel Kapital zu binden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die OP-Dokumentation. Die verwendeten Produkte werden der OP-Dokumentation in Form einer manuellen Erfassung hinzugefügt. Für die notwendige Rückverfolgbarkeit wird der Barcode in ein eigenes Feld innerhalb der OP-Dokumentation übertragen. Diese Tätigkeit war sehr aufwendig und es erfolgte keinerlei Prüfung, ob der hinterlegte Barcode mit dem verwendeten Produkt übereinstimmt.

Mit der Einführung von NUMERAS Einkauf soll eine vollumfängliche Lagerverwaltung und -administration innerhalb des OP-Zentrum etabliert werden. Im System werden herstellerunabhängig und lieferantenübergreifend alle Artikel hinterlegt und für die zentrale Bestellverwaltung übernommen. Durch das automatisierte Bestellwesen und die integrierte OP-Dokumentation in das Arztinformationssystem „FIDUS“ soll es im OP-Team zu einer spürbaren Entlastung kommen.

Durch die barcodebasierte Erfassung wird das gesamte Lager digital abgebildet. Vom Wareneingang bis zum Verbrauch lassen sich die Lebensläufe einzelner Produkte (besonders relevant: Implantate mit Seriennummern) nachvollziehen und auswerten. Das OP-Team kümmert sich um das Abscannen der Warenein- und Warenausgänge – NUMERAS übernimmt den Rest. Gemäß der definierten Lagervorgaben wird die rechtzeitige Nachbestellung ausgelöst, sobald der Mindestlagerbestand eines Artikels erreicht wird. Dadurch wird sichergestellt, dass das Lager stets zur richtigen Zeit aufgefüllt wird. Außerdem werden direkt alle offenen und vergangenen Bestellungen im System anzeigt.

Im Bereich der Intraokularlinsen werden alle Konsignationsläger voll abgebildet und verwaltet. Die Lagerbestände lassen sich auf Diopter-Ebene definieren. Selbstverständlich können Linsen auch als unsteril oder verfallen gekennzeichnet, oder Patienten-IDs zugewiesen werden. Zudem unterstützt NUMERAS bei der Verwaltung und Überwachung von Stand By Linsen.

NUMERAS übernimmt die Durchführung der Bestellungen, die Nachverfolgung ausstehender Lieferungen und alle weiteren Kommunikationen mit den Lieferanten, z.B. auch bei Rücksendungen oder Abholungen. Auch Reparaturen werden über das System abgebildet. Der NUMERAS Kundenservice steht bei Fragen zu Bestellungen, Beständen und Artikeln zur Seite und unterstützt jederzeit bei der Suche nach Alternativprodukten.

NUMERAS Einkauf ermöglicht umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten. Aufgrund der Erfassung und Nachvollziehbarkeit sämtlicher durchlaufender Artikel sind sowohl standardisierte als auch individuelle Auswertungen jederzeit möglich.

In enger Abstimmung mit FIDUS wurde die Schnittstelle zum Arztinformationssystem individuell an die Prozesse angepasst. Die Übergabe relevanter Produktinformationen wird über die Patientenakte gesteuert. Innerhalb der OP-Dokumentation wird NUMERAS Einkauf gestartet, die verwendeten Produkte (z.B. IOL, Set, Viskoelastika) werden per Scan zugeordnet und nach Abschluss des Vorgangs systematisch in die OP-Dokumentation übertragen. Gleichzeitig mit der Übermittlung erfolgt die Nachbestellung der Produkte durch die NUMERAS.

Im nächsten Schritt soll auch die Abrechnungs-Dienstleistung etabliert werden. Als zentraler Dienstleister übernimmt NUMERAS auch die Rechnungsabwicklung aller Bestellungen. NUMERAS erhält, prüft und verarbeitet jede Eingangsrechnung. Der Kunde bekommt eine übersichtliche Sammelabrechnung zum Monatsende. Damit erspart man sich die mühsame Kontrolle von Einzelrechnungen und den Abgleich mit einzelnen Lieferscheinen.

Dabei sind Einzelrechnungen mit Angabe von Patienten-IDs genauso möglich wie spezielle Kostennachweise und Preisbestätigungen. Auf Wunsch lassen sich alle Warenausgänge auch auf individueller Kostenstellen-Ebene unterscheiden.